Factura si chitanta in vanzari online

Intrebare

Buna

As avea nevoie de ajutorul dvs intr-o problema legata de vanzari online. Pana in acest moment facturez pe un program oarecare separat de site-ul meu. 99,99% vand online, restul ocazional si la depozit, prieteni, diferite evenimente, etc.
Insa comenzile sunt multe si imi ia foarte mult timp sa mai facturez separat de site, asa ca sunt in discutii cu o firma de programare sa imi faca un modul de facturare automata direct de pe site. Precizez ca 99% din vanzari sunt rambus prin Posta Romana.

Am insa niste nelamuriri legate de factura online si chitanta online, in conformitate cu legislatia in vigoare.

Legea 148/2012

ART. 8
(1) Factura in forma electronica respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii.
(2) Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.

1. Poate sa imi explice cineva cum se aplica in mod practic cele doua articole?
Ideea este ca, vreau ca factura si chitanta cand va fi nevoie, sa fie emise online, ca sa economisesc timp, stres si un om la facturat.

– ce este marca temporala?
– sa inteleg ca trebuie sa merg la finante sa imi iau certificat se semnatura electronica?
– ce este in mod practic si concret in acest context ,,semnatura electronica”?

2. Am inceput sa vand in ultima perioada la tot mai multe persoane juridice, care platesc rambus prin posta. Pe langa factura emisa, le tai si chitanta persoanelor juridice? Precizez ca banii imi vin in final in cont prin posta romana in sistem rambus.

3. La persoanele fizice dar si la cele de la pct 2 de mai sus, eu merg la posta cu un borderou cu toti clientii pe acea zi. Mi se taie o chitanta la posta pt toti conform cu borderoul. Banii in vin in cont in sume zilnice mai mari, de la mai multi clienti deodata. Niciodata nu stiu de la care clienti imi vin sumele. Pentru aceste sume primesc un plic la banca (trimis de Posta) cu mandatele clientilor (un anumit nr de clienti). Suma rambus a tuturor clientilor dintr-un plic ar trebui sa se regaseasca in suma trimisa in contul bancar al firmei de catre Posta. Insa aici, posta trimite o suma care poate sa cuprinda mai multe plicuri deodata. In felul acesta niciodata nu stiu si nu pot vedea de la ce client individual imi vine rambusul. Daca Posta ma inseala? Posta poate sa imi puna mandatul de la un client intr-un plic, dar poate ca suma rambus aferenta acelui client sau nu mai ajunga niciodata in contul firmei, si eu nu voi sti niciodata lucrul acesta.

Ridic doua intrebari aici:

– cum urmaresc rambursurile de la clienti si cum pot fi sigur ca posta nu ma fura?

– Cum imi inregistrez in contabilitate banii veniti rambus in modalitatea expusa mai sus? Contabila mea ii inregistreaza pe sume ca intreg, asa cum vin in cont.
Este cineva care se confrunta cu aceasta problema si are experienta, care ma poata sfatui cum este mai bine sa procedez?

Multumesc mult.

Topic deschis 0
Chestiuni legale Contabilitate & Gestiune Contractele cu furnizorii Organizare magazin online Sami 4 ani 17 raspunsuri 490 vizualizari Junior 0

Raspunsuri ( 17 )

  1. Factura electronica e una, factura emisa de un sistem informatic e alta.
    Factura electronica presupune ca nu mai trebuie printata si prin elementele de securitate este un document probator si contabil.
    Factura emisa insa de un program sau altul de facturare si printata este o factura ca oricare alta. Prin faptul ca legea nu ne mai obliga sa stampilam si sa semnam factura ea poate fi transmisa prin email direct la client.
    Eu am un sistem de facturare f simplu care isi extrage datele direct din baza de date a magazinului si emiterea unei facturi se face cu 3 clickuri. Daca vreau si chitanta inca 2.
    Ref Posta Romana, nu mai lucrez cu ei deci nu comentez dar nu mi se pare
    corect sa emit o chitanta pentru o suma care imi intra in cont. Cat despre controlul sumelor nu poti decat sa stai si imperechezi manual rambursurile cu expeditiile.

  2. 1. factura in forma electronica ediferita de factura pe care o trimiti prin mijloace electronice sau de factura din comertul electronic.
    factura electronica e factura care nu exista tiparita, ci se stocheaza eectronic si trebuie sa ai o infrastructura care sa respecte niste conditii spcifice (de ex legate de backupul arhivelor) pt asa ceva. personal nu stiu magazin online sa o foloseasca.
    factura pe care o faci in urma unei vanzari e o factura normala pe care o poti trimite fizic prin posta sau electronic prin mail. dar tot o factura normala si tiparita ajunge in argiva contabila. deci nu are nevoie de semnatura electronica.

    2. pt plata cash trebuie chitanta, pt plata in cont nu se elibereaza chitanta.
    chitanta e de fapt dovada platii (iar factura e intr-un fel ce reprezinta tranzactia). pt plata in cont dovada e face cu extrasul de cont (deasta nu se mai emite si chitanta).

  3. Buna ziua!
    In momentul cand trimiteti comanda, Firma nu incaseaza produsele si nu puteti elibera chitanta.
    In plus Posta Romana are un regulament de ordine interioara prin care se interzice rambursarea numerar catre persoanele juridice. Rambursul se face in contul societatii. Daca ati eliberat chitanta si banii se intorc in cont rezulta o incasare dubla.
    Modalitatea de lucru care o folosim la acest moment:
    – factura fara chitanta. plata prin virament bancar.
    – posta romana incaseaza sumele si periodic vireaza in cont. La fiecare virament trimite pe mail un desfasurator cu fiecare suma, nume client, etc., pentru a putea inchide in contabilitate fiecare vanzare.
    Sper ca va este de folos raspunsul. Daca aveti nevoie de informatii suplimentare, nu ezitati sa ma intrebati.
    Numai bine!

  4. Buna, eu vad procesul putin altfel.
    Cand sistemul stie ca produsul comandat este pe stoc si data de livrare promisa clientului este maine sau deja depasita comanda poate trece automat intr.un status caruia sa ii zicem de ex. “bun de livrat”.

    Apoi, cine face coletul doar printeaza printr.un singur click toate comenzile cu acest status si nefacturate. Aceasta persoana oricum probabil se uita pe o foaie cand cauta produsele, poate fi deci chiar factura. Apoi o pune in cutie/colet. E mult mai firesc fluxul acesta decat inregistrarea la ANAF a unui sistem informatic in Romania.

    Ca si paranteza: Fluxul despre care vorbesc l.am vazut la multe magazine unde nu exista operator facturare.

  5. Daca vreti, va pot ajuta cu implementarea unui facturier online cat si un chitantier.

    Dati-mi un mail si va arat un exemplu concret.

  6. @Gabriel multumesc pentru raspuns.

    Asta vreau sa fac si eu, ceea ce faci tu acum:

    – Factura va prelua automat datele clientului pe care el si le introduce (eu economisesc o gramada de timp)
    – Factura va prelua automat datele mele ca vanzator care sunt introduse o singura data;
    – cu doua – trei clickuri emit factura.
    Intrebare:
    Inseamna din ceea ce spui ca ceea ce doresc eu, si ceea ce tu faci deja, nu are legatura cu ceea ce a scris @Romeo Negrut mai sus?
    Nu are legatura cu marca temporara si semnatura electronica?

  7. Apropo, am rediscutat problema cu contabila mea si da, cand tai chitanta si banii intra in cont rambus prin posta, nu tai chitanta:)

  8. Multumesc pt raspuns

    Ce zici de raspunsul lui @Gabriel I. de mai jos. Inteleg ca nu are legatura cu legea amintita de tine. Recunosc ca am citit legea din linkul oferit in raspuns, si nu am inteles nimic.
    Daca cumva esti in domeniu, ai putea sa imi explici in mod practic cum se aplica la si in contextul meu?! pls

    Multumesc

  9. @Tatiana Topan, multumesc pentru raspuns

    – Intre timp am verificat si eu, si, pe plicurile in care sunt mandatele postale, sunt notate sumele trimise in cont.
    – Am verificat pe sarite plicurile, in contul bancar. Sumele de pe plicuri corespund cu sumele aferente intrate in cont de la Posta.
    – Vreti sa spuneti ca dvs primiti de la posta cele expuse de dvs: ,,desfasurator, unde sa apara nr. documentului de trimitere, persoana care primeste coletul, data primirii coletului de catre cutier, data primirii coletului de catre client, valoarea rambursului , data virarii banilor in cont si eventual nr. doc de imcasare”???

  10. @Tatiana Topan, nu inteleg din cele expuse de dvs cum aveti ,,o evidenta foarte clara”. Mi-ar face placere daca am putea vb 3 min la telefon ca sa inteleg procedura, daca aveti timpul necesar.
    Mai jos va expun felul in care fac eu acum:
    1. Clientul face comanda pe site;
    2. Facturez comanda;
    3. Fac documentele postale: mandat postal si buletin de expeditie si borderou;
    4. Depunem coletul la posta, primim chitant pt banii platiti pt toate coletele de pe borderou;
    5. Clientul primeste coletul, plateste rambursul iar prin posta se trimite inapoi mandatul postal cu rambursul;
    6. Mandatul postal si banii ajung (in zona noastra), la Posta din Timisoara;
    7. Posta din Timisoara, aduna mandatele noastre rambus, si vireaza banii in contul nostru sa zicem pt 15 clienti deodata, sa zicem in valoare de 2000 lei;
    8. Aceste 15 mandate postale le pune intr-un plic, pe care scrie suma totala, si le trimite la banca noastra, de unde le ridic eu;
    9. Eu merg la banca, la un anumit interval si ridic mai multe plicuri;
    10. La birou, iau plic cu plic si verific daca in cont acele sume au fost virate; Sa zicem ca sunt virate
    11. Contabila vede in cont sumele, ii dau plicurile in care sunt mandatele postale, si ia indentifica suma din cont cu suma din plic.
    12. Lucrul acesta nu o ajuta cu nimic pe contabila, pt ca, mandatele clientilor vin anapoda. De ex: de la clientii dela final de luna imi vin rambursurile prin 15 a lunii urmatoare.
    13. Eu facturez client cu client in ordinea comenzilor, pe acestea le expediez imediat. Dar daca un client imi face comanda in 29 a lunii, si o expediez in 30 a lunii, ii ajunge prin posta in 4 a lunii viitoare, nu are timp sa mearga la posta si o ridica pe 7 a lunii, mandatul ajunge la Posta TM in 10, aceasta nu are bani chiar atunci si imi vireaza banii in 15 a lunii. Eu intre timp am dus facturile la contabila pe luna trecuta.
    Cum mai pot eu in felul acesta sa anexez mandatul postal de la fiecare client in parte aferenta facturii lui, si sa ii dau contabilei + ca, eu taxa postala o platesc pe borderor cu multi alti clienti individuali.

    In acest caz, contabila:

    – are factura fiecarui client de la mine;
    – are chitantele de la fiecare borderou postal cu taxele postale;
    – si are sume mari intrate in cont de la posta. Sa zicem ca are de la mine plicurile (cu mandatele postale) cu clientii care corespund fiecarei sume din cont.
    – si ar trebui apoi sa faca o munca de Titan sa scoata sute de clienti lunar din plicuri si sa ii ataseze sutelor de facturi aferente; Insa, repet, rambursurile clientilor vin tarziu si va trebui sa caute in facturile de la doua luni
    Deci, cum pot avea eu o evidenta foarte exacta cum spuneti dvs? Cum reusiti dvs sa aveti o evidenta clara?

    Tot ce imi lipseste in acest caz, este o modalitate de a verifica daca Posta a trimis sumele eferente la toti clientii de pe site livrati.

    Aveti alte idei, sugestii cum sa fac cat mai simplu?

  11. @Tatiana Topan, imi puneti detalia si exemplifica in mod practic raspunsul dvs de mai jos:

    ,,3.inregistrarea in contabilitate : banca la clienti, analitic distinct pe fiecare client.”

    Multumesc mult

  12. @Ciprian Olaru

    Multumesc pentru raspuns.

    Din raspunsul tau inteleg ca: (te rog sa imi confirmi daca am inteles bine)

    – o factura generata de un magazin online (care apoi se tipareste sau se trimite prin email clientului), este o factura ca oricare alta, si nu are nevoie de semnatura electronica, etc;

  13. @Horatiu Bodea, multumesc mult pt raspunsul foarte interesant.

    Intre timp faza cu chitanta am rezolvat-o si am inteles-o.

    Eu lucrez cu Posta de un an si jumatate cu banii rambus in cont, si niciodata nu am primit si nu ne-au zis ca exista un desfasurator cu fiecare suma, nume client, etc pt a putea inchide in contabilitate.

    Imi puteti da detalii?

  14. Multumesc pt raspuns

    Dvs primiti un email cu desfasurator cu fiecare suma, nume client, etc, cum a spus Horatiu Bodea?

    Multumesc

  15. da, o factura pe care o pastrezi tiparita in arhiva contabila este o factura normala, indiferent prin ce metoda tehnica a ajuns acolo.
    scopul ar trebui sa fie ca la o verificare ulterioara sa se regaseasca informatiile asa cum au fost inregistrate initial (lucru destul de natural cad e vb de un inscris pe hartie);
    o factura electronica insa… nu ajunge sa fie tiparita, ci e pastrata intr-un sistem informatic; motiv pt care ar putea fi modificata foarte usor ulterior inregistrarii; aici intervine semnatura electronica si marca temporala.. care functioneaza ca un fel de sigiliu.. cand cineva face modificari acolo.. lucrurile astea nu mai corespund.

  16. Marca temporala si factura electronica sunt chestii de SF.
    Eu acum emit (si cred ca 100% din comertul online o face) facturi normale.
    Din punct de vedere contabil trebuie sa avem grija sa avem decizia de numerotare la inceputul anului iar factura sa contina toate informatiile cerute de lege.
    In ceea ce priveste chitantele trebuie sa fim siguri ca cei de la firma de curierat emit chitanta de ramburs corecta cu care clientul(daca e pers. juridica ) se poate inchide in contabilitatea lui.

  17. Salut!
    Asa cum ne-am obisnuit fiecare ,,Marie cu alta palarie”. Asa-i la Posta Romana.
    Vorbiti cu cei de la Posta Romana si explicati situatia. Se poate face dar este o solutie de compromis si daca gasiti o persoana deschisa la minte, poate sa va ajute.
    Eu am explicat in felul urmator:
    1. cheltuieli reduse pentru Posta Romana deoarece numai trebuie trimise acele mandate verzi catre banca.
    2. control asupra platilor. Circuitul acelor cartonase verzi este destul de ambiguu. Posta-Banca-Persoana care ridica de la banca-contabilitate, etc. Oriunde se poate pierde unul sau mai multe mandate. Cine raspunde? Cum se inchide contul acelui client?
    3. e timpul sa treaca si Posta Romana la tehnica moderna (excel, mail, etc.)
    Explicati ca aveti dreptul sa faceti reclamatie in cazul in care nu gasiti un mandat si nu pot sa va faca dovada ca a fost trimis deoarece sunt multe persoane care nu semneaza la predare-primire. Acele mandate vin intr-un plic fara desfasurator, fara sa fie specificat numarul lor. Cred ca vor intelege!
    Ne auzim! Numai bine!

Raspunde la aceasta intrebare

Trebuie sa te conectezi pentru a putea raspunde.